آخر تحديث: 2026-10-16مراجعة: جنيد حسن، مدير تطوير الأعمال
الأعمال الإدارية لمكتب الموقع: المراسلات وضبط المستندات ومحاضر الاجتماعات والتنسيق بين الموقع والمكتب الرئيسي.
إجابة مباشرة
تورد جلف أوربت سكرتارية لمكاتب المشاريع والمواقع في أي مكان بالسعودية للأعمال الإدارية في الموقع: إدارة المراسلات والملفات وسجلات المستندات، وتدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها، والتنسيق بين الموقع والمكتب الرئيسي والاستشاري والموردين.
في المشروع، كثيرًا ما يكون سكرتير مكتب الموقع هو من يعرف مكان كل مستند. فالخطابات الواردة والصادرة والمخططات والتقديمات تُسجَّل في سجلات، وتُحفظ وفق هيكل المشروع، وتبقى على الإصدار الصحيح. وعند حدوث نزاع أو تدقيق تكون هذه السجلات ذاكرة المشروع. حددوا حجم ضبط المستندات في الدور، لتشمله المطابقة.
الخطابات إلى العميل والاستشاري، وإرساليات المخططات والتقديمات، والردود على استفسارات الموقع، كلها تتبع نظام ترقيم ونموذجًا. والسكرتير الذي يحافظ على اتساق الترقيم والتواريخ والمرفقات يوفر على مهندسيكم ملاحقة ما أُرسل ومتى. شاركوا نماذج المراسلات وقواعد الترقيم لديكم مع الطلب.
تنتج اجتماعات التقدم والتنسيق والسلامة إجراءات يجب أن يدوّنها أحد ويتابعها. فيُعد السكرتير جداول الأعمال، ويدوّن المحاضر، ويوزعها سريعًا، ويحتفظ بسجل الإجراءات. والمحاضر التي تُرسل بعد أسبوع تفقد قيمتها. وإذا كان تدوين المحاضر جزءًا كبيرًا من الدور، فاذكروا عدد الاجتماعات أسبوعيًا ولغتها.
تتراسل مشاريع سعودية كثيرة مع العملاء والجهات الحكومية بالعربية، ومع الاستشاريين والموردين بالإنجليزية. والسكرتير ثنائي اللغة القادر على الصياغة، لا الطباعة فقط، باللغتين يختلف عن الذي يعمل بلغة واحدة. حددوا متطلبات اللغة بوضوح في الطلب، لأنها أول ما يحدد المطابقة.
في نهاية المشروع تصبح سجلات مكتب الموقع هي التسليم والأرشيف: ملفات المراسلات والسجلات والمحاضر والمستندات الموقعة. فيُغلق السكرتير السجلات المفتوحة، ويتحقق أن لكل إرسالية إشعار استلام، ويرتب الملفات في صناديق مفهرسة، ويسلّمها للمكتب الرئيسي أو للعميل. وإذا امتد الطلب حتى إغلاق المشروع فاذكروا ذلك، لأن الأسابيع الأخيرة غالبًا أكثر الفترات انشغالًا بالأعمال الإدارية، مع كثرة المراسلات الختامية وطلبات المستندات من العميل والاستشاري وضرورة إغلاق كل ملف قبل مغادرة الفريق.
يساند سكرتير المكتب عادةً مدير المشروع والفريق الهندسي في الموقع، ويعمل مع المحاسب على السجلات ومع مراسل المكتب على توصيل المستندات. وفي المشاريع الكبيرة قد يتولى مراقب مستندات متفرغ السجلات بينما يغطي السكرتير المراسلات والاجتماعات. أرسلوا حجم مكتب الموقع والمهام ليُقترح الدعم الإداري.
أرسلوا العدد المطلوب من سكرتير والمدينة وتاريخ البدء والمدة. وتصلكم السير الذاتية والمستندات لكل عامل لاعتمادها قبل التعبئة، ولا يُعبّأ أحد قبل اعتمادكم. خطوات الطلب كاملة
يركز مراقب المستندات على السجلات والإصدارات والإرساليات، غالبًا في نظام لإدارة المستندات، أما سكرتير المكتب فيغطي الأعمال الإدارية بشكل أوسع، بما فيها المراسلات والاجتماعات والتنسيق. حددوا حجم ضبط المستندات في الدور.
سمّوا النظام المستخدم في مشروعكم، مثل Aconex أو نظام الشركة، في الطلب، ليُرشَّح من عملوا عليه.
حددوا متطلبات اللغة في الطلب، بما في ذلك ما إذا كانت الصياغة مطلوبة باللغتين أم الطباعة فقط، لتشملها المطابقة.
غالبًا نعم في المواقع الأصغر. اذكروا المهام الإدارية المتوقعة في الطلب، ليُطابَق الدور مع عبء العمل كاملًا.
نعم. حددوا المكان ومسار التقارير في الطلب.
تستغرق تعبئة العمالة الموجودة داخل المملكة إلى مواقع المشاريع في أي مكان بالسعودية من 48 إلى 72 ساعة من استلام أمر الشراء، وفق مستندات العمال وموافقات الموقع.
اطلب العمالة لمشروعك
أرسلوا المهن المطلوبة وعدد العمال والموقع وتاريخ البدء، وسيرد عليكم أقرب مكتب بالتوفر والخطوة التالية.
معلومات الاتصال السريع
